Você já ouviu falar em Central de Serviços Compartilhados(CSC)? Ela é essencial para empresas que possuem departamentos internos que prestam serviços entre si. Através dela as diversas áreas de uma empresa podem se comunicar e melhorar sua performance, ajudando no crescimento dos negócios como um todo.

CSC na prática

A Central de Serviços Compartilhados é um modelo de organização de processos operacionais. Através dela é possível alinhar e centralizar os trabalhos das diversas áreas que compõem uma empresa.

Esse alinhamento acontece, normalmente, através de uma plataforma. Nela os serviços que precisam ser realizados para outros departamentos são dispostos para o atendimento pelos responsáveis.

As equipes que aplicam a CSC são formadas por profissionais que buscam:

  • Alto desempenho
  • Otimização constante
  • Aumento da produtividade da equipe
  • Economia de recursos
  • Redução de riscos.

A implantação desse modelo pode ser feita de várias maneiras. Como apenas um esqueleto, é possível encontrar a estrutura de um ambiente de CSC, porém não uma ferramenta única e definitiva. Cabe a empresa encontrar as possibilidades e aplicar aquela que se mostrar mais agradável a ela.

Estrutura básica

Para se ter todos os benefícios que a CSC oferece, é necessário que sua implantação garanta alguns pilares.

Segregação de atividades

Para uma implantação adequada da Central de Serviços Compartilhados é necessário que haja clara segregação das suas atividades. Costumam se fazer presentes nela os trabalhos das áreas de finanças, TI, RH e logística. As suas tarefas mais rotineiras e transacionais precisam estar bem definidas para serem enviadas e atendidas através da central.

Processos bem definidos

Os procedimentos envolvendo a prestação de serviço dos departamento devem ser compreendidos por seus membros. Transferências de responsáveis, estágios de atendimento, prioridade de solicitações. Fatores que influenciam a maneira e agilidade na entrega do trabalho precisam estar pré-definidos.

Acordos de Nível de Serviço

É necessário que haja um consenso dos prazos para a realização dos serviços solicitados às equipes. Os solicitantes do trabalho e os atendentes precisam prazo objetivo para o cumprimento das atividades. Isso evita atritos entre os departamentos e reforça o compromisso que cada um deve ter com suas entregas.

Melhoria Contínua

Uma CSC deve servir para ajudar as equipes a melhorarem suas rotinas. Todos os pilares que são necessário nos seus modelos servem para gerar dados passíveis de análise. Dados sobre atrasos em prazos, falta de priorização de atendimentos, desalinhamento de expectativas entre as áreas da empresa, etc. Desencontros profissionais desses gêneros se tornam visíveis quando a CSC é aplicada da maneira correta. Isso permite que tanto a sua implantação quanto as interações dentro da empresa se coloquem em estado de melhoria contínua.

Benefícios

Uma Central de Serviços Compartilhados ajuda empresas que possuem vários departamento internos em um único ambiente. Ela também serve para empresas com diversas unidades intermunicipais, estaduais e até nacionais.

Como já falamos, não há apenas um modelo a se aplicar, apenas pilares para que sejam feitos da maneira correta. Com tudo aplicado corretamente, a padronização dos processos e centralização dos serviços internos permite que equipes administrativas tenham mais tempo para focar em outras atividades que não a integração e correta comunicação entre as equipes – que se tornam responsabilidade da CSC.

Além disso, há benefícios gerais para a empresa que se tornam bem palpáveis pouco tempo após a implantação de um Central de Serviços.

Menores custos empresariais

Uma Central de Serviços Compartilhados facilita a comunicação entre as empresas. Garantindo que os trabalhos são realizados de maneira adequada, as equipes perdem menos tempo conferindo status de solicitações. Os departamentos se sentem mais ativos no atendimento cobrado pela ANS e os trabalhos ocorrem de modo mais dinâmico.

o corte dos atrasos e dos possíveis desencontros entre as áreas ajuda na redução de custo. O dinheiro e esforço economizado pela otimização dos processos e solicitação ajuda economicamente a empresa. Também economiza os esforços dos setores, que podem encontrar com mais eficácia soluções para redundantes

Aumento da produtividade

Através de uma CSC é possível construir padrões e métricas sobre os atendimento internos. Com esses dados é possível prever resultados aplicáveis para cada departamento. O teste e alinhamento de procedimentos reduz a possibilidade de falhas e retrabalhos da equipe.

Serviços com mais qualidade

Com a possibilidade de mapear as solicitações dos departamentos, a CSC permite que sejam desenvolvidas melhores práticas para realizá-los de maneira cada vez melhor, acompanhando o ritmo de crescimento da empresa.

Implantação

A implantação oficial de uma Central de Serviços Compartilhados pode ser demorada em algumas empresa. Ela necessita que todos os departamentos se adequem à realização das solicitações através do canal definido pela empresa.

A aplicação da CSC em uma empresa constrói um clima de aprendizado. As equipes precisam de abrir para aprenderem mais sobre seus serviços, e desenvolverem suas técnicas e procedimentos. A existência dela permite que hajam métricas para se observar e nortear decisões empresariais.

Riscos

Uma Central de Serviços Compartilhados implantada incorretamente pode atrapalhar o fluxo de trabalho das empresas. É precisa haver paciência por parte dos gestores e aceitação das equipes.

Um dos principais perigos é que as equipes não se preparem anteriormente para acolherem um modelo de CSC. A empresa inteira deve estar pronta para os custos envolvendo o início da implantação. Quando não há preparação, é possível se perder em meio a custos de infraestrutura.

A busca por tecnologias é essencial para que esteja tudo funcionando corretamente. O treinamento dos funcionários deve ser feito com atenção para gerar problemas de comunicação no modelo adotado. As vezes haverá necessidade de realocação de funcionários e contratações, que devem ser previstas na medida do possível.

Se a empresa estiver atenta aos fatores essenciais da Central de Serviços Compartilhada, a sua implantação irá ser muito útil. É possível transformar ambientes de custo para os negócios em centros de receitas através da boa gestão de modelo de organização desse estilo.

E você? Como está sua comunicação e serviços internos? Já utiliza algum modelo de CSC? Como é sua experiência? Tem alguma dúvida? Compartilhe conosco!

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Sucesso para todos. Abraços!

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