Se acostumar com a ideia de que seus profissionais estão produzindo em Home office fora do seu campo de visão pode gerar uma  preocupação natural. 

Sem sua supervisão diária, a comunicação e a exigência na qualidade dos serviços de sua parte, podemos afirmar que as coisas podem fugir de controle e a produtividade da sua equipe cair dependendo das medidas de gestão que você opta por praticar ou não praticar. E claro, dependendo das competências e comprometimento de sua equipe.   

Trabalhar em casa é um estilo de vida que demanda competências vitais, como uma boa organização, foco, disciplina, responsabilidade e autoconhecimento. Inclusive, certos hábitos  precisam ser desenvolvidos e aplicados em sua rotina. Os resultados da produtividade de um profissional que não leva o dia a dia de Home Office a sério pode ser catastrófico e prejudicial para a empresa ou negócio.

Recentemente – falo isso em plena crise do Coronavírus (COVID-19) início de 2020 –  todos nós fomos forçados a fazer Home Office e nos adequar a essa realidade de trabalho, devido às medidas de isolamento a qual acatamos, mas além desse cenário, na nossa rotina podem ocorrer situações de você precisar que seus talentos fiquem em casa trabalhando e produzindo.

Realmente essas circunstâncias demandam atenção para analisar quais medidas de controle e monitorização precisam ser colocadas em prática para seus técnicos saberem que o que o que estão fazendo é Home Office e não “Home Dormisse”. 

Pensando nesta situação separamos alguns insights/ideias para iluminar seu caminho, que é gerir um time imerso nesse estilo de vida, tendo controle da produtividade e das tarefas a serem feitas mesmo com os procedimentos sendo realizado em casa.  

“Você não pode impor a produtividade, você deve fornecer as ferramentas para permitir que as pessoas se transformem no seu melhor.” – Steve Jobs 

No mundo que vivemos hoje a atual tecnologia permite que você gerencie melhor seus técnicos e a produtividade deles. Existem ferramentas que foram colocadas no mercado que podem lhe trazer métricas e tomar o controle da sua equipe de volta. Além das boas práticas que  você pode inserir na equipe visando sempre uma melhor desempenho. 

Fornecemos algumas dicas de como trabalhar e ter um uma boa produtividade em Home Office no artigo “O que é Home Office e como trabalhar?

Comunicação é importante

Manter a comunicação é um dos fatores mais importantes em um regime de trabalho em casa, portanto é necessário ter as ferramentas e as boas práticas adequadas para facilitar a comunicação rápida e eficiente, tanto via chat como por ligações. 

Deixar claro a importância da comunicação com seus técnicos é importante, seja para tirar uma dúvida ou pedir ajuda. Melhor exagero de comunicação do que a falta dela.
Utilitários Home Office

Hoje, o que não nos falta são meios para se comunicar. Você  pode escolher inúmeras ferramentas para manter contato. Alguma das mais escolhidas são: Slack, Skype, Troop Messenger, Google hangouts, Bitrix e até mesmo o Whatsapp. Esses são apenas alguns exemplos de como você pode manter o contato com seu time via chat ou chamadas de áudio e vídeo tendo a possibilidade de compartilhar arquivos entre outras funcionalidades. 

Tudo isso para mostrar que é possível trabalhar em casa mantendo uma boa comunicação com seus colegas de trabalho e gestores. Entregando seus projetos e deixando-os a par dos seus avanços. 

Acessibilidade de documentos

Se você ainda não tem seus documentos armazenados em algum provedor de solução em nuvem, é hora de repensar e ver os inúmeros benefícios de ter tudo seguro e armazenado na nuvem.

É muito importante que o time tenha uma solução que armazene seus dados e arquivos pois isso possibilita e facilita o acesso e compartilhamento com a equipe para que possam ter em mãos os conteúdos que precisam. Isso permite que a equipe possa gerenciá-los e editá-los, fazendo as modificações necessárias com tudo centralizado em uma só ferramenta, isso também ajuda na comunicação e agilidade.

Hoje temos ferramentas maravilhosas no mercado que permitem que você tenha isso e muito mais, dependendo de qual você optar e julgar ser mais benéfico através da usabilidade e os recursos que os provedores apresentam.

 Muitos negócios hoje utilizam serviços da Google, Microsoft, DropBox, Apple ou Amazon por exemplo, é muito conveniente usar o armazenamento dessas empresas, pois isso pode otimizar suas tarefas e sincronizar seus dados com facilidade.

Algumas opções que são muito utilizadas hoje e que recomendamos a você: 

Amazon Cloud Drive, Dropbox, Google Drive, One Drive, ICloud e Box Drive.  

Cada ferramenta possui seus benefícios e tem seu custo (algumas têm versões gratuitas), cabe a você ver qual se encaixa mais em sua realidade e qual pode te trazer mais benefícios.  

Bem equipado com recursos e ferramentas básicas para te auxiliar no processo, você precisará começar a turbinar seu time e incentivá-los a produzir, através de metas, objetivos claros, de tarefas bem delegadas e de como irão desempenhá-las isso irá mostrar ao seu time o valor que eles deverão entregar mesmo produzindo em casa. 

Metodologias ágeis

Para assegurar e controlar a produtividade e tarefas que estão sendo desempenhadas existem metodologias e ferramentas que podem auxiliar na gestão.

A metodologia ágil que recomendamos é a Scrum  que organiza curtos ciclos de entrega de projetos em Sprints, ela traz a proposta de pequenas reuniões diárias de alinhamento para acompanhar o desempenho de cada profissional e saber o que será realizado por cada um.

Esses procedimentos servem para que as expectativas sejam alinhadas e que os profissionais interajam entre si ficando a par do que está sendo desenvolvido por cada um, deixando-os atento para que possam ajudar uns aos outros e assumir tarefas para aliviar o fluxo de coisas para fazer de seus colegas de trabalho.

Essas reuniões podem ser feitas através de ferramentas de chamadas de vídeo ou áudio que comportem um número considerável de indivíduos na sala, como por exemplo: Hangouts, Whereby, Zoom Meetings, Skype, Join.me, entre outros.  

Ferramentas de gestão e produtividade 

Agora chegamos na parte mais interessante para você gestor! Iremos te apresentar a ferramentas a qual você poderá ver o passo a passo do seu tècnico, a ferramenta certas para  poder te ajudar a organizar as tarefas que cada um precisa fazer e gerenciar seus projetos e também a ferramenta que te dará rastreabilidade através de relatórios do que seus técnicos estão produzindo.

A ferramenta de gestão a qual você esta procurando para poder ter controle da produtividade do seu time é o TiFlux, que aborda desde quantas horas diárias seu técnico apontou de atividade, até a avaliação e opinião dos seus clientes em relação aos serviços prestados. 

O TiFlux, uma plataforma que gerencia as tarefas dos seus talentos e pupilos, por meio de tickets seguindo as boas práticas da biblioteca  ITIL, com SLA, catálogo de serviços, filas de atendimento e muito mais. Tudo para poder organizar melhor seu fluxo de atendimento. 

Além de ter recursos como agente inteligente que abrange a parte de acesso remoto, inventário, chat e monitoramentos. Inicialmente direcionado para profissionais de TI, o TiFlux expandiu seus horizontes e hoje atende a área de saúde e algumas Startups.

O TiFlux disponibiliza uma série de relatórios que permite você ter controle e as informações necessárias para formar métricas, mostrar resultados de atendimentos, cobrar de seus técnicos e dar uns puxões de orelha quando for necessário e entregar resultados e relatórios aos seus clientes, pois o TiFlux permite ter toda uma rastreabilidade dos atendimentos e tarefas a serem feitas.

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