Você pode até não ter passado ainda por uma auditoria de licenciamento Microsoft, mas, certamente, conhece alguém que já passou por esse processo. Cada vez mais é comum encontrarmos empresas, inclusive pequenas, que estão aparecendo no radar da transnacional americana.

A Microsoft tem investido pesado em auditorias de software para alcançar empresas em todo o Brasil. Portanto, se você ainda não passou por um processo como esse, se prepare pois passará em breve.

Todos sabemos que essa auditoria é legítima e que a multinacional está coberta de razão em fazer essas inspeções. Afinal, uma grande parcela de usuários (ainda) utiliza softwares piratas e isso representa prejuízos muito grandes.

Aqui, não queremos entrar na discussão se esses processos de auditoria são adequados ou não. O fato é que eles existem, são comuns e nós como profissionais de TI precisamos estar cientes de como conduzir nossos clientes.

Oportunidades para o seu negócio

Se você é um prestador de serviços de TI, entenda que a auditoria Microsoft pode ser uma excelente oportunidade para o seu negócio.

Especialmente porque o licenciamento Microsoft não é tão simples de entendimento, principalmente para leigos. Logo, muitos clientes finais precisam de especialistas para ajudar na condução desses processos de auditoria e evitar multas (vamos falar delas mais adiante).

Comece aproveitando o material online com treinamentos para parceiros que a própria Microsoft disponibiliza. Assim, você pode oferecer seus serviços de consultoria, bem como comercializar o licenciamento Microsoft para seus clientes.

Ainda, invista na capacitação do  time de atendimento. Assim, quando um cliente precisar passar por uma auditoria Microsoft, você estará apto a prestar uma boa consultoria e auxiliá-lo da melhor forma nesse processo.

Mesmo se você trabalha em um departamento interno de TI, ainda assim esse movimento da empresa norte americana é uma excelente oportunidade para mostrar aos seus gestores o quanto você é importante para sua empresa. Afinal, ninguém gosta de ser auditado, mas todos gostamos de quem nos ajuda nesses momentos mais conturbados =D

Contato pela auditoria de licenciamento Microsoft. E Agora?

Pode parecer o fim do mundo, mas não é =D

Todos nós sabemos que não é nada agradável quando alguém liga para você, ou manda um e-mail, informando que foi foi “escolhido” para passar por um processo de auditoria. Mas não precisamos perder a calma. Principalmente se está tudo regularizado.

É óbvio que existem punições previstas em lei para quem utiliza software ilegalmente e a equipe de auditoria da Microsoft fará de tudo para te lembrar disso. Mas entenda que essas fiscalizações tem muito mais um enfoque comercial do que jurídico.

O foco da Microsoft é que no fim do processo você esteja ciente das ausências de licenças e compre as licenças faltantes.

Normalmente, só ocorre multa ou processo judicial se você não seguir o processo corretamente.

Dicas de ouro: o que fazer para evitar multas numa auditoria

Durante todo o processo de compliance você vai passar por pelo menos quatro etapas:

  1. Produção do inventário de software. Geralmente feito por meio de planilha pela empresa auditada;
  2. Envio das NF que comprovam o licenciamento Microsoft;
  3. Análise por parte da Microsoft do GAP de licenciamento;
  4. Aquisição das licenças faltantes (se houver);

Durante essas etapas, é importante que você garanta alguns procedimentos, especialmente para não levar multas. Confira as dicas!

#Procure ajuda de seu revendedor de licença Microsoft

Buscar um especialista em licença Microsoft é essencial. Isso porque ele poderá direcionar você para soluções que melhor possam atender às suas necessidades.

O licenciamento Microsoft é relativamente complexo, são muitas opções de licenças para um mesmo tipo de aplicação, mas cada uma com um foco e valores bem distintos. Por isso, contar com a ajuda de um revendedor experiente vai lhe ajudar não só nas etapas iniciais de levantamento, mas principalmente na etapa final com as aquisições corretas.

Durante o contato com a Microsoft, informe para ela de qual revendedor você prefere comprar as licenças caso haja necessidade.

Outra vantagem de contar com um especialista é que ele poderá intervir junto à Microsoft para negociar um maior prazo de pagamento ou mais flexibilidade na negociação. A Microsoft costuma ser mais flexível quando há um parceiro apoiando o cliente.

#Sempre fale a verdade

A partir do momento que você está sendo auditado, tudo que é falado vira uma prova.

Mentir será uma prova que com certeza denota má fé de sua parte e vai lhe prejudicar durante o processo.

Lembre-se: o foco da auditoria Microsoft é a regularização das licenças (se for necessário). Encare o processo como uma oportunidade de resolver esse problema.

Ser sincero durante o processo vai demonstrar para os envolvidos que você tem boa fé e está encarando com seriedade esse caso. O que pode, inclusive, ajudar a contar com mais flexibilidade nas negociações que virão.

#Atenção aos prazos

Normalmente, a cada etapa a Microsoft estipula um prazo para sua execução. Fique sempre atento para que você consiga entregar tudo a tempo.

Caso você precise de mais tempo, antecipe sua necessidade e explique porque necessita desse tempo adicional. Mantenha o time de compliance da Microsoft informado (por meio de e-mail) para que o processo possa estar claro para ambas as partes.

#Esteja disponível

Durante todo o processo, a Microsoft vai entrar em contato com você várias vezes, tanto por e-mail, como por telefone.

Se você nunca estiver disponível, isso pode passar uma má impressão.

Esteja disponível e facilite o bom andamento dessa auditoria. Essa boa conduta pode ser usada a seu favor nas etapas seguintes.

#Atenção aos seus limites

Durante as etapas da auditoria Microsoft, você já terá ciência dos investimentos necessários para preencher os GAPs de licença.

Não deixe para correr atrás das cotações na última hora. A partir do momento que você entender o que está faltando, procure pelo menos iniciar o processo comercial com as cotações de licenciamento Microsoft e provisionamento de verba.

Dessa forma, quando você receber o relatório da Microsoft com os GAPs, você já estará com o processo em andamento e, consequentemente, antecipado com os prazos. Algumas empresas possuem processo de compras mais demorados e, por isso, é importante que você esteja antecipado nesse ponto, já que o prazo estipulado pela Microsoft pode ser menor que o prazo necessário para aquisição.

Outra situação que pode ocorrer é que durante o processo de levantamento do licenciamento Microsoft, você identifica que o investimento necessário é superior ao que sua empresa tem disponível para desembolso financeiro. Nesse ponto vale a dica do jogar limpo novamente: seja sincero com a Microsoft sobre as limitações de orçamento, tente negociar com eles para conseguir um melhor prazo, parcelamento etc.

A Microsoft tem muitas linhas de crédito, parcelamento e com as soluções Cloud (locação de licenças). Ou seja, são muitas opções que podem lhe ajudar. Portanto, busque essa conversa para iniciar uma negociação que lhe permita fazer um acordo para atender aos requisitos de compliance.

#Soluções cloud para economizar

Atualmente a Microsoft possui muitas opções em cloud que poderão economizar os desembolsos altos com licenças perpétuas.

Se, por exemplo, sua empresa necessitar adquirir licenciamento Microsoft de Office, você pode optar por licenças Office365. Essa decisão permitirá um desembolso mensal muito menor, ajudando até no fluxo de caixa da sua empresa.

É importante analisar junto com seu revendedor Microsoft o que melhor se encaixa no perfil técnico e financeiro de sua empresa para que o investimento seja feito da melhor forma.

Enfim, essas são algumas dicas que ajudarão no processo de compliance da Microsoft e evitarão multas numa possível auditoria.

O mais importante é sempre estar calmo e executar as atividades da melhor forma possível. De preferência com uma assessoria adequada.

Como profissionais de TI devemos estar sempre por dentro do que está ocorrendo e encarar essas mudanças como oportunidades, assim nunca seremos pegos de surpresa =D

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