Um bom sistema de gestão de TI pode ajudar todo tipo de empresa a obter sucesso nesse setor. Em alguns casos o desenvolvimento dele, inclusive, traz novas oportunidades para a empresa e seus negócios.

Gestão de TI é um trabalho que pode ser feito por prestadoras de serviço da área ou por equipes internas. Ela inclui o controle de custos tecnológicos da empresa, o correto funcionamento de máquinas e a rápida solução de incidentes.

É bom utilizar uma ferramenta própria para esse fim. Um sistema de gestão de TI é onde todas as atividades envolvendo está área podem ser realizadas. Ele deve abraçar desde a solicitação e atendimento dos chamados até os faturamentos e fechamentos dos serviços realizados pelo TI.

Para mostrar como ele pode ser útil no geral para sua equipe, mostraremos 7 benefícios que um sistema de gestão de TI pode oferecer para vocês:

1. Centralizar atividades

Sua equipe não precisa de um ambiente de trabalho lotado de softwares e ferramentas diferentes. Há atendentes que até perdem tempo de trabalho procurando chamados nos canais de atendimento para registrá-los.

Um único sistema de gestão de TI é o suficiente para que tudo esteja no lugar na empresa. Eles são capazes de unificar a comunicação com os clientes em um só lugar. Seja por e-mail, telefone, mensagens, CHAT, formulários ou algum canal de chamado, as necessidades dos clientes são registradas em um único lugar. Isso facilita o trabalho e as rotinas da equipe.

Além disso, um sistema pode reunir em si os registros de apontamentos de cada técnico. Isso ajuda a equipe a compreender como está o dia a dia de cada colaborador e apresentar aos clientes seus esforços. Toda informação relacionada a essa parte pode ainda contribuir para outro benefício do sistema:

2. Entender a rentabilidade dos contratos

Em um sistema de gestão de TI é possível se gerir os contratos de sua equipe. Através de seus cadastros, o sistema pode calcular as valorizações, limites e excedentes de um contrato, com base nos atendimentos prestados ao cliente através de apontamentos e chamados.

Com base nisso e outros dados é possível identificar o quão rentáveis são os contratos que você possui com seus clientes. A informação do tempo investido nos atendimentos e o retorno financeiro deles pode revelar isso. Compreender que tipos de horas são mais utilizadas pelo cliente e em que tipos de serviço para ele seu caixa é mais prejudicado.

Para ter esse tipo de informações e conclusões dentro do sistema, é necessário ter muita certeza dos dados que se tem em mão. Eis aqui mais um dos benefícios do sistema de gestão de TI:

3. Melhorar precisão de informações

Cadastrando os valores de contratos e regras de negócios, um bom sistema calcula para você toda parte de valorização sobre os chamados atendidos.

É possível registrar nos sistemas os atendimentos de diversos tipos, os custos extras, deslocamentos, empréstimos, valorizações extras, conversas privadas com os clientes e internas dos técnicos. Num bom sistema também se gerencia o catálogo de serviços, que auxilia a identificar quais os problemas mais recorrentes em seus clientes.

Ao gerenciar com precisão de registros e históricos de atendimento, fica cada vez melhor determinar fatores como SLA. A quantidade de informações e dados que obtemos de nossas próprias rotinas nos ajudam a melhorar continuamente nossos serviços. Isso nos leva, além de tudo, para mais um benefícios: a produtividade.

4. Aumentar proatividade do time

Num sistema de gestão de TI é possível configurar prioridades e diferentes SLAs para chamados e filas de atendimento. Estruturando isso os técnicos ganham mais facilidade em visualizar quais são suas próximas tarefas. Prazos, filas e estágios de chamados auxiliam os profissionais na identificação de quais serviços pendentes podem ser resolvidos por eles.

Também os históricos gerados pelo atendimento a médio e longo prazo podem trazer novos insigths para a equipe. Entender os tipos de serviço mais recorrentes pode mostrar onde é necessário uma intervenção mais firme da equipe para preveni-los.

5. Analisar a produtividade

A observação das atividades em um sistema permite enxergar qual a real produtividade de seu time. Um sistema permite compreender a carga horária de cada um e se há períodos de ociosidade ou sobrecarga. É possível ver o comprometimento de cada um com os SLAs e que tipo de chamados atendem com frequência.

Esse tipo de informação ajuda gestores a saberem quando são necessárias contratações ou mudanças na equipe.

6. Otimizar trabalhos remotos

Um bom sistema de gestão de TI possui ferramentas para situações remotas de trabalho. Nesse pacote estão inclusas funcionalidades que todo atendente de TI necessita. Dois exemplos essenciais são: acesso remoto e monitoramento de consumo de máquinas ( processador, memória, HD ).

Esse tipo de benefício auxilia no tratamento preventivo das dores dos clientes. Também ajuda na comunicação e integração entre cliente e atendentes, com o contato feito mais rapidamente, mesmo à distância.

7. Agilizar processos financeiros

Algumas equipes financeiras investem muito tempo coletando dados de atendimentos para faturar e calcular excedentes de contratos. Com esses dados dispostos e organizados previamente pelo sistema, a equipe consegue trabalhar mais rápido e facilmente.

Para auxiliar a equipe nas cobranças,, junto dos gestores, um bom sistema também ajuda. Observando a produtividade e rentabilidade da empresa e seus contratos, é válido renegociar valores de alguns contratos. Com argumentos em mãos é mais fácil do cliente compreender porquê das mudanças e abraçá-las.

Bônus. Conquistar novos clientes

Como pode um sistema de gestão de TI ajudar equipes nisso?

Através da análise de produtividade e melhoria continua de seus serviços. Melhorando e evoluindo ao ponto de possuir excelentes métricas de SLA, rentabilidade e satisfação dos clientes. Ao buscar novos clientes ( ou eles te buscarem ) apresentá-los dados positivos de seu serviço é excelente.

Além disso, serviços com melhoria contínua para o cliente, que afetam verdadeiramente seus negócios, geram indicações. Quando nossa empresa está em boas condições no mercado, tende a melhorar.

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