O controle de inventário de TI é umas das tarefas mais importante dentro de qualquer empresa (seja ela de TI ou não) e, deve ser sempre feita uma supervisão sobre o estoque de uma empresa. 

Muitos profissionais chamam o controle de inventário de “controle do estoque” ou até mesmo  “controle de patrimônio” e, no mercado TI é chamado de “controle de inventário de TI”.

Esse controle ajuda a entender o que se tem no estoque, onde determinado produto está localizado e, também consegue saber quais os itens que mais estão saindo. Todas essas informações que o controle de inventário traz, ajuda a empresa a cumprir seus prazos e a reduzir custos, evitando fraudes.

Controle de Inventário de TI

Hoje, para qualquer empresa, manter sua operação funcionando necessita de uma série de aparatos tecnológicos, podendo ser softwares, hardwares e máquinas. Muitos destes são chamados de “ativos de TI”. 

O controle de inventário de TI nada mais é, do que fazer uma lista com todos os ativos disponíveis na empresa que geralmente são divididos em hardwares e softwares.

Hardwares

Os hardwares são todos os equipamentos físicos que estão relacionados a tecnologia como os Laptop, impressoras, computadores, Smartphone, Tablets, roteadores etc.

Softwares:

Os softwares são todos os aplicativos, licenças de serviços utilizados, serviços em nuvem etc.

Um inventário de TI sem controle pode levar a empresa a gastar recursos com manutenção, recursos que poderiam ser gastos com investimentos na infraestrutura da empresa para aumentar o faturamento.

Benefícios de se fazer o Inventário de TI

Organização nunca é demais, principalmente em uma organização onde existem vários indivíduos no mesmo ambiente utilizando diversos equipamentos para fazer suas atividades todos os dias. Por isso, fazer um controle de inventário de TI é muito importante para evitar perdas.

Veja os benefícios que um controle de inventário de TI traz para a sua empresa:

  • Maior Aproveitamento: Ao controlar todas as informações dos seus ativos de TI, você consegue aproveitar ao máximo todos eles e também monitorar o período de garantia dada pelos fabricantes, aproveitando ao máximo o tempo de suporte gratuito que é comum os fabricantes fornecerem por um certo de tempo. 
  • Diminuição dos Riscos: Ao fazer o controle do inventário de TI constantemente você consegue enxergar quando algo está errado e, com isso, diminuir o risco de grandes perdas.
  • Melhora na vida útil dos ativos: O controle de inventário de TI ajuda a saber quais são os equipamentos que precisam de manutenção, pois você vai ter documentada as datas das manutenções, atualizações e trocas de equipamentos. Dessa maneira, você acaba aumentando a vida útil dos seus ativos e evitando gastos desnecessários com novos equipamentos. 
  • Redução de Custos: Conforme já citado anteriormente, ao fazer o controle do seu inventário de TI, você irá reduzir os custos. Isso acontece  quando um equipamento fica muito tempo sem manutenção, acaba desenvolvendo problemas maiores, gerando um aumento de custo para resolver. Além disso, fazer o controle do seu inventário de TI constantemente ajudará você a encontrar os problema muitas vezes no início.

Como fazer um inventário de TI

Para fazer um inventário de TI é muito simples, existem muitas maneiras diferentes para manter o controle do seu estoque. E, uma maneira fácil de fazer isso é criando uma planilha com várias colunas para inserir as seguintes informações:

  • Nome do produto;
  • Número do item;
  • Quantidade;
  • Data de Atualização caso seja um controle para licenças de softwares.

Fazendo o controle do seu inventário de TI manualmente é mais trabalhoso, porém, é necessário realizar um monitoramento contínuo manual  para garantir que a planilha esteja sempre atualizada com as informações.

Quando o controle do inventário é feito de forma manual, acaba dando uma abertura a erros humanos, resultando em números imprecisos, além de datas de atualizações incorretas, que no futuro podem afetar as atividades da organização.

Quanto mais automatizado for o seu sistema de controle, menos burocracia haverá e também mais chances dos erros caírem. Hoje em dia existem muitos softwares disponíveis no mercado para automatizar o controle do inventário. Muitos desses softwares podem estar integrados com um sistema de chamados, como é o caso da TiFlux  que você poderá fazer o controle do seu inventário e abertura de chamados.

Google Docs

O Google Docs é uma excelente ferramenta para as empresas utilizarem, por ser gratuita e estar na nuvem, empresas do mundo todo já utilizam para as suas atividades. É possível criar uma planilha e, as mesmas, serem editadas por vários usuários que tenham acesso a ela.

É uma ferramenta poderosa para controlar o inventário de TI, por conta de ter a possibilidade de várias pessoas editarem o mesmo arquivo e sendo possível visualizar o que cada um editou.

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